Un guide pratique pour la facturation électronique obligatoire avec Chorus Pro

Calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire avec Chorus Pro

La transformation numérique des entreprises en France est en plein essor, et la facturation électronique obligatoire représente une étape clé de cette évolution. Tout d’abord, il est essentiel de connaître le calendrier de déploiement afin de mieux se préparer. À partir du 1er juillet 2024, toute facture adressée à un organisme public doit être transmise au format électronique via Chorus Pro. Cette obligation concerne toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public, qu’il s’agisse de l’État, des collectivités locales ou d’organismes tels que les hôpitaux ou les caisses de sécurité sociale.

Mais ce n’est pas tout. En ce qui concerne les échanges entre entreprises, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire auront également une obligation à respecter. En effet, à partir du 1er septembre 2026, ces structures devront émettre et recevoir leurs factures sous format électronique, en utilisant la norme Factur-X ou l’échange de données informatisé (EDI). À noter que tout document papier ou PDF non structuré ne sera plus accepté, poussant ainsi ces entreprises vers une digitalisation complète de la gestion des factures.

Pour les PME, TPE et micro-entrepreneurs, l’échéance est fixée au 1er septembre 2027. Ainsi, tous les prestataires devront générer un fichier électronique structuré pour l’ensemble de leurs clients assujettis à la TVA. Connaître ces dates permet d’anticiper les changements et de prendre les devants afin d’éviter les pénalités financières qui pourraient être associées à un non-respect de ces obligations.

Les différentes étapes par secteur

Pour mieux comprendre les exigences des différentes catégories d’entreprises, examinons les étapes et obligations par secteur :

Date d’entrée en vigueur	Catégorie	Obligation
1er juillet 2024	Secteur public (B2G)	Dépôt électronique via Chorus Pro
1er septembre 2026	Grandes entreprises & ETI	Réception et émission de factures électroniques (Factur-X, EDI)
1er septembre 2027	PME, TPE & micro-entreprises	Obligation de facturation électronique obligatoire en B2B

Cette structure de déploiement permet d’accompagner les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique, tout en garantissant un encadrement légal solide sur le sujet. Il est donc crucial pour chaque entreprise de s’aligner sur ces contraintes et opportunités, afin de maximiser son efficacité tout en restant conforme à la réglementation.

Cadre légal et sanctions liées à la facturation électronique

La mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire s’accompagne d’un cadre légal strict. La loi de finances pour 2024 stipule l’obligation progressive de facture électronique dans les échanges B2G et B2B. Les entreprises doivent prendre conscience des textes qui régissent cette nouvelle norme. En cas de non-conformité, les sanctions peuvent être sévères.

Tout d’abord, il est important de noter que le non-respect des obligations de facturation électronique peut mener à des conséquences financières considérables. Dans un premier temps, un refus de paiement, total ou partiel, peut être appliqué par les clients, tant pour les entités publiques que pour les entreprises privées. Cela implique une mission délicate de régularisation qui peut créer une instabilité financière pour les entreprises mal préparées.

En outre, des pénalités financières peuvent atteindre 50 % du montant de la facture émise dans un format non conforme. Cela signifie que l’enjeu est bien plus que la simple rédaction d’une facture, car les conséquences d’une erreur peuvent être sévères. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes de facturation sont en conformité avec les exigences légales pour éviter une telle situation.

Les principaux textes de loi en vigueur

Voici les principaux textes législatifs à prendre en compte :

• Loi de finances pour 2024 : Instaurer l’obligation de facturation électronique avec les dates clés.
• Décret n° 2023-955 du 16 octobre 2023 : Définit la norme Factur-X et les modalités d’acceptation.

Il est donc impératif pour les entreprises de se former sur la législation autour de la facturation électronique pour naviguer efficacement dans cet environnement complexe. En plus des pénalités financières, la nécessité de réémettre la facture dans un format correct peut non seulement retarder le processus de paiement, mais aussi nuire à la trésorerie des entreprises. Ainsi, il est crucial de compléter des vérifications régulières de conformité et d’actualiser ses outils et processus en conséquence.

Formats et normes techniques pour la facturation électronique

En matière de facturation électronique, deux formats principaux sortent du lot : le format Factur-X et l’échange de données informatisé (EDI). Chacun a ses spécificités et ses exigences en matière d’échanges électroniques.

Le format Factur-X

Le format Factur-X est un standard franco-allemand qui combine un document PDF lisible par l’humain et une couche XML structurée. La spécification de ce standard est conforme à la norme européenne EN 16931, garantissant ainsi l’universalité et l’interopérabilité des factures.

Les avantages de cet ensemble de formats sont multiples :

• Le PDF offre une visibilité humaine, semblable à une facture classique, qui permet de satisfaire le besoin des utilisateurs finaux.
• La couche XML autorise un traitement automatisé et sécurisé des données, comprenant des informations clés comme les montants, les références, et les dates.

Les échanges par EDI

Les échanges de données informatisés (EDI) complètent le format Factur-X. Il s’agit d’un mode de transmission de documents structurés entre systèmes d’information, éliminant ainsi la nécessité d’une intervention manuelle. Plusieurs schémas EDI sont souvent utilisés :

• UBL (Universal Business Language) : Standard international XML pour les factures et les documents commerciaux.
• CII (Cross-Industry Invoice) : Norme ISO pour les échanges inter-entreprises.
• EDIFACT : Ancien standard EDI, encore utilisé dans certaines industries.

Il est important de noter que l’EDI nécessite souvent une plateforme spécialisée pour gérer l’échange de fichiers. Cela est particulièrement indispensable pour les entreprises traitant un nombre élevé de transactions et souhaitant automatiser leurs processus. En intégrant ces technologies, les entreprises contribuent non seulement à leur conformité, mais gagnent également en efficacité opérationnelle.

Chorus Pro : La plateforme de référence pour la facturation électronique dans le secteur public

Chorus Pro est la solution nationale mise en œuvre en France pour faciliter le dépôt, le suivi et l’archivage des factures électroniques. Depuis l’entrée en vigueur de la loi en janvier 2020, toutes les entreprises doivent utiliser cette plateforme pour toute facturation au secteur public.

Fonctionnalités clés de Chorus Pro

Cette interface innovante offre plusieurs atouts clés :

• Accès en temps réel : Les utilisateurs peuvent suivre l’état de leurs factures, réalisant ainsi une transparence totale sur le traitement.
• Gratuité du service : Le dépôt de factures et les téléchargements sont entièrement gratuits pour tous les utilisateurs.
• Traçabilité : Chaque étape du processus est enregistrée, garantissant une visibilité ainsi qu’un historique des factures déposées.

Étapes pour utiliser Chorus Pro efficacement

Le processus pour s’inscrire et utiliser Chorus Pro se déroule en plusieurs étapes :

Étape	Description
Inscription	Créer un compte avec votre numéro SIRET et vos informations personnelles
Configuration de profil	Ajouter votre structure et définir vos préférences d’envoi
Création d’une ERS	Saisir ou importer les informations de la facture
Dépôt de la facture	Téléverser votre PDF ou votre fichier XML sur la plateforme
Suivi	Vérifier les accusés de réception et relancer au besoin

Solutions et logiciels pour la facturation électronique en B2B

Pour faciliter l’adoption de la facturation électronique dans les échanges entre entreprises, plusieurs solutions logicielles apparaissent sur le marché. Chacune offre des fonctionnalités spécifiques pour la création et l’envoi de factures électroniques.

Logiciels populaires et leurs fonctionnalités

Voici quelques-uns des logiciels les plus populaires dédiés à la facturation électronique :

• Freebe : Interface intuitive pour gérer vos factures, avec génération automatique au format Factur-X.
• QuickBooks : Offre une gestion comptable complète, incluant l’export en Factur-X et EDI.
• Tirius : Outil de facturation avec tableau de bord intégrant la gestion des recettes et charges.

Intégrations et générateurs en ligne

Pour les petites entreprises ou les travailleurs indépendants, des générateurs en ligne peuvent également être une solution rapide. Un générateur comme celui de Factur-X.org permet de convertir un PDF standard en facture électronique.

Pour les entreprises ayant des systèmes ERP, l’intégration de la facturation électronique via une API ou un service EDI est souvent la meilleure option pour gérer des volumes importants de factures sans rupture de trésorerie.

Bonnes pratiques pour la facturation électronique obligatoire

Pour réussir la transition vers la facturation électronique, il est essentiel d’intégrer certaines bonnes pratiques dans la gestion quotidienne des factures. Ces recommandations garantissent efficacité et conformité.

Recommandations clés

Voici quelques suggestions pour améliorer votre processus de facturation électronique :

• Tester avant de vous engager : Utiliser un environnement de test pour éviter les rejets de factures.
• Valider les schémas XML : Utiliser des validateurs en ligne pour vérifier la conformité des fichiers soumis.
• Archiver correctement : Conserver les factures électroniques pendant 10 ans comme l’exige la législation.
• Automatiser les relances : Paramétrer des outils pour rappeler automatiquement les paiements en retard.
• Former vos collaborateurs : S’assurer que toutes les personnes impliquées connaissent bien les outils et procédures.

Documentation et sécurisation

Il est également essentiel de documenter vos processus de facturation. Rédiger un mode opératoire interne garantit la continuité en cas de changement de personnel. Par ailleurs, précautions doivent être prises pour sécuriser l’accès à vos systèmes de facturation, notamment en utilisant l’authentification à deux facteurs (2FA).

Réponses aux questions courantes sur la facturation électronique

Quelles sont les principaux avantages de la facturation électronique?

Les principaux avantages incluent une réduction des erreurs, des délais de traitement plus courts, et des économies de papier, contribuant ainsi à une gestion plus durable et efficace.

Comment vérifier si ma solution de facturation est conforme?

Il est crucial de consulter les recommandations officielles et de tester régulièrement votre système pour assurer sa conformité avec les exigences légales de facturation électronique.

Que se passe-t-il si je ne respecte pas les délais imposés?

Le non-respect des délais peut entraîner un refus de paiement et des sanctions financières significatives, donc il est essentiel de s’organiser à l’avance.

Comment puis-je former mon équipe à la facturation électronique?

Des formations internes peuvent être mises en place, accompagnées de ressources en ligne sur des plateformes telles que Chorus Pro ou les logiciels spécifiques.